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第三节 辅助检索
2021-05-07【打印】

  地方综合年鉴检索系统除了目录、索引外,还有参见、编辑说明、书眉、辑封、大事记、文摘等。其中,大事记为“纵”,目录为“横”,文摘为“点”,索引是“面,参见成“网,书眉成“线”。它们共同构成纵横交错、点面结合、网线互动的完备而高效的检索系统,为读者提供全方位的检索渠道。 

  一、参见系统 

  地方综合年鉴大都是一件千手裁缝的“百衲衣”。人手众多的编写队伍,旷日持久的编纂时间,卷帙浩繁的篇幅,多环节的编辑流程,容易造成内容的交叉、重复、遗漏等现象。如果设计了参见系统,就可对内容进行反查,从而发现问题,纠正失误。参见系统既是检索手段,也是编辑手段,能够使条目内容精练,并减少不必要的重复。同时,参见系统还能构建各个主题、条目、栏目之间的关系,使之系统化、网络化。一个完善的参见系统不仅能给读者带来很多方便,能充分发挥地方综合年鉴的使用功能,而且在某种程度上还反映着全书的框架结构。 

  横向参见 

  1.正文参见 

  地方综合年鉴对全书内容进行分类编排,难免会遇到这样的问题:一些内容并不能单纯地归类到某一个类目或分目之下,而是在两个甚至多个类目都有涉及;或是同一个内容既可以归类到甲类目中,也可以归类到乙类目中。如果建立横向参见系统,就为读者详细了解该类内容提供了指南,增加了渠道。如《南京年鉴(2013)》第88页城市建设与管理类目中的条目“南京长江航运物流中心揭牌”,括注“参见‘交通运输’类目,第188页”。再如《武进年鉴(2013)》产业园区类目中的条目“蠡河综合市场对外营业”标注“参见第358‘镇(街道)情要览’类目同名条目”。 

  2.文与图表参见 

  文图表并茂是现代年鉴的一大特点。为避免数字的文字化,使读者一目了然,凡是能用图或表记载的应该使用图表。对于要记载的内容资料,文字中点到为止,详情“参见某图或某表”。因为图表比较醒目,“参见”二字也可以省略。 

  纵向参见 

  地方综合年鉴前后卷之间,框架基本稳定。但随着经济社会的发展、经济社会结构的变化,框架也会进行调整,做到在稳定中求变化、在变化中达到新的稳定。通过逐年编写,会遇到前后内容重复问题。 

  1.一次文献的参见 

  地方综合年鉴一般都收录一定数量的一次文献,如党、政府工作报告,法规规章,重要政策,发展规划,实施纲要,等等。这些文献对本行政区域经济社会发展将会起相当长时间的作用,但不可能也没有必要在文献出台之后年年登载。文献登载以后再出版的地方综合年鉴,凡内容涉及以前的文献资料,均可采用参见办法处理。 

  2.人物简介的参见 

  1)本地区党政领导人的简介。地方综合年鉴一般在人物类目下设人物简介,记载本地区党政负责人的更替。一是记载年度新任领导人员的基本情况和任职简历;二是记载五年一度的党委、政府(人大、政协等)换届选举产生的新一届领导人员的简历。在同一卷年鉴中,由于领导人员的交叉任职或兼职而出现的重复记载内容,可采取横向参见的办法处理。对于在不同年份的年鉴中记载同一领导人员,则需要采取纵向参见的方法,即只记载新的职务变动情况,其他基本情况参见以前某卷某页。如《安徽年鉴(2013)》人物类目所含条目“李斌”:“李斌,女,1954年生,辽宁抚顺人……2011年12月任安徽省委副书记,省政府副省长、代省长、党组书记;2012年2月任省委副书记,省政府省长、党组书记。中共十七届、十八届中央委员。中共十八大代表。十一届全国人大代表。(详见《安徽年鉴》2012年卷第314页)”再如《镇江年鉴(2013)》人物类目所含“市级新任党政军领导”中李国忠(政协主席)、李雪峰(市委常委、秘书长)、曹寅(军分区司令员)的简历,分别参见该年鉴2011年卷、2012年卷。 

  2)其他人物的简介。地方综合年鉴中人物简介收录的人物,有些是一次性的,比如逝世人物;有些则是多次性的,比如,某高校教授前年因成果突出获国家科技大奖,年鉴要予以记载,上年又当选为中科院院士,年鉴还要记载,下年又被评为“十大杰出人物”,年鉴仍需要记载。每年在人物简介中都将同一个人物的基本情况进行介绍,就显得啰唆。如果用纵向参见的方法解决,就会两全其美,既简化了文字,又给读者想了解详细情况提供了线索。如《镇江年鉴(2013)》人物类目记述模范人物杨周鑫、赵曙勤的简介,分别参见该年鉴2011年卷第317页、316页。再如《南京年鉴(2013)》人物类目记述体育竞赛优胜者陈若琳、蔡赟、傅桃英、雷丽娜的简介,分别参见该年鉴2009年卷、2010年卷、2012年卷相关页码。 

  3.基本情况的参见 

  地方综合年鉴中的基本情况介绍,散落在“概览”(或概况、概述、概貌等)与各相关部类,是相对稳定的、固化为知识的内容。一般来说,第一次登载介绍得详细,再次登载介绍得简单。介绍得简单的地方可用参见的办法,标出介绍得详细的年鉴的卷号、页码。 

  二、编辑说明 

  编辑说明又叫编写说明、编纂说明,有说明情况和凡例的功能,为读者查阅年鉴释疑解惑。编辑说明一般排在目录之前。地方综合年鉴的编辑说明一般包括编纂指导思想、编写宗旨、记述的时空范围、主要内容、栏目的设置情况、资料来源、编纂过程、查阅须知、版序等元素。 

  1.指导思想 

  地方综合年鉴是依法编纂的政府出版物,其编纂指导思想必须是《中国共产党章程》所规定的“指导思想”。需要注意的是: 

  1)指导思想表述的准确性、完整性。中共十八大通过的党章表述为“中国共产党以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、‘三个代表’重要思想和科学发展观作为自己的行动指南”。地方综合年鉴可这样表述:本年鉴编写以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导…… 

  2)指导思想表述的与时俱进性。指导思想反映党的学说的发展状况,在不同的时期,文字表述各不相同。比如,中共十二大表述为“马克思列宁主义、毛泽东思想”,中共十四大把“有中国特色社会主义理论”增加进来,而中共十五大又把“有中国特色社会主义理论”改为“邓小平理论”。再如,中共十八大前表述为“以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、‘三个代表’重要思想为指导,全面贯彻落实科学发展观”,中共十八大后,就把“科学发展观”纳入到指导思想的范围。此外,习近平总书记系列重要讲话精神逐渐成为党治国理政的重要指针,应作为指导思想的重要内容。 

  2.编写宗旨 

  编写宗旨常常放在指导思想之后,二者放在一个段落。编写宗旨要回答“为了谁”“怎样为谁”的问题,既有编写的目的,又有如何更好地编写的方法和手段。就目标读者对象而言,既可笼统地表述为“为读者提供……”,也可细化为“为各级党政机关、企事业单位、研究部门、海内外各界人上等提供……”。就编写的方法手段而言,可表述为“全面、系统、翔实地记载本行政区域基本情况和发展特点”。 

  3.资料范围 

  编辑说明要告诉读者本卷地方综合年鉴主体资料的宽度与长度,即记述的空间范围与时间范围。主体资料的空间范围即《地方志工作条例》规定的本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况,时间范围根据主体资料而定,一般是上一年度的资料,但也有几个年度的资料(如多年合一的年鉴)。超过时限的内容应加以说明。 

  4.主要内容 

  编写说明所列主要内容,即各类目的名称。有的二十多个,有的三四十个。需要说明的是,索引是检索系统,不能算作类目。 

  5.框架结构 

  编辑说明要明确年鉴有多少层级、这些层级的依次排列和它们在年鉴中的标识。如类目标题通栏排,分目标题单排或双栏排,条目标题加【】等。 

  6.创新或调整的地方 

  新增或拆分、合并、调整的类目要进行说明,创新的分目或增加的有特色的内容应该点到。如有重大行政区划调整变更,发生特大自然灾害和事件、事故等,也需要加以说明。 

  7资料来源 

  编辑说明要告诉读者资料来源,如稿件由谁提供,数据出自何处,需要说明的事项,等等。 

  8编纂过程 

  应把从规划(即制定编写大纲)到成书的主要环节告诉读者,比如稿件审查、编审、核校、审批和书稿出版等。 

  9查阅须知 

  告诉读者如何查阅年鉴,有什么样的检索系统。 

  10.版序 

  写明年鉴于何年创刊,本卷是第几卷本。对于不是连续出版、逐年出版的年鉴,要加以说明。 

  三、书眉、页码、辑封 

  (一)书眉 

  书眉位于书页的上端,用一条横线与正文隔开,是工具书必备的元索,也是检索系统的组成部分。国内地方综合年鉴的书眉的内容、形式并不完全统一,编者可根据实际情况进行选择。 

  1.书眉的内容 

  书眉由地方综合年鉴名称、徽标、类目名称、分目名称、页码等元素组成。其中,年鉴名称、类目名称为其要素。分目名称有的太长,有的过并宽泛(如“综述”),专指性不强,不适合作为书眉。页码可以放在书眉,也可以放在页脚处。少数地方综合年鉴拥有徽标,多数没有。 

  2.书眉的形式 

  形式之一:双页左上角为地方综合年鉴名称,单页右上角为类目名称,页码分别排在年鉴名称和类目名称之外侧。 

  形式之二:双页左上角为类目名称,单页右上角为分目名称,页码分别排在双页左下角和单页右下角。 

  形式之三:双页左上角为徽标和地方综介年鉴名称,单页右上角为分目/类目名称,页码排在上下皆可。 

  书眉标注从目录开始,直到最后一个页码。 

  (二)页码 

  页码是工具书最重要的元素之一。无论是目录、索引,还是参见系统,其构成都离不开页码。页码就像绳子一样,把一个个“珍珠”连成一串,成为一体。没有页码,则线断珠散,就不成为工具书。 

  1.页码的位置 

  地方综合年鉴页码的位置有四种:一是排在双页左上方和单页右上方;二是排在双页左下方和单页右下方;三是排在每页下方中间;四是排在每页左右书边中间。不管采取哪种排法,都要做到全书统一、版式对称、美观大方。 

  2.页码的编排 

  页码的编排分为统排和单排。统排页码,即从目录开始,全书页码连贯编排。单排页码,即把全书分成目录、正文、索引、插页等部分,分别从1开始编排页码。前者把全书作为一个整体,便于读者综合查阅。但如果图片插页较多,在目录、索引的编排上和读者使用上也会遇到麻烦。后者把索引页码与正文分开,似乎也没有必要。比较理想的编排形式是:目录、正文+索引、插页分別编排页码。既保证了正文开篇第1页的位置,又体现了页码编排的完整性和灵活性。 

  (三)辑封 

  辑封又称小扉页、辑页、隔页等。在集若干卷于一册的图书中,它起到卷次之间相互隔离的作用。在地方综合年鉴中,它把类目与类目隔离开来,是读者快速查阅的手段之一,因此,也可以作为检索系统的组成部分。但辑封并不是工具书必备的检索手段。 

  辑封的主要作用有三点一是醒目。辑封封口颜色与正文有区别,熟知年鉴的读者可以信手翻阅到要查找的部类。二是导读。辑封上可以登载分目或类目提要,为读者了解该类内容起向导作用。三是美观。辑封上还能登载一幅或若干幅与该类内容有关的图片,使读者赏心悦目。 

  (四)色标 

  色标又称色块,是成块或成片相同的颜色,常标在书边切口处。对于经常使用年鉴,或对年鉴内容分类比较熟悉的读者来说,色标能帮助其快速翻到所査资料部分,起到辅助检索作用。色标以类目为单位,根据各类目的前后顺序,或从上到下梯度均匀标出,或先从上到下,再从下到上呈“V”字形标出。色标的标出,对校对、印刷要求较高,是否使用,要量力而行。

 

编校:闵洁 审核:张晶萍 排版:刘云锋

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