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第二节 索引
2021-05-07【打印】

  索引是检查知识、搜集资料、读书治学的利器,是现代学术研究的一个基本工具。[1]工具书不可缺少索引。让读者以最快捷的方式查找到所需的信息点、知识点的工具,非索引莫属。地方综合年鉴涵盖面广、内容丰富且资料具体,许多内容在目录上反映不出来,这一功能也只有索引来担当。《地方综合年鉴编纂出版规定(试行)》中指出:“索引应提供丰富的检索信息,名称概念清晰,标目符合主题原意,标引准确。” 

  一、索引的定义和演变 

  (一)索引的定义 

  《现代汉语词典》第6版解释,索引是“把书刊中的项且或内容摘记下来,每条下标注出处页码,按一定次序排列,供人查阅的资料。也叫引得”。2008年11月,由中国索引学会主持制定的国家《索引编制规则(总则)》出台,明确规定:索引是“指向文献或文献集合中的概念、语词及其他项目等的信息检索工具,由一系列款目及参照组成,索引款目不按照文献或文献集合自身的次序排列,而是按照字顺的或其他可检的顺序编排。” 

  在实践中,索引通常有如下几个形态:指某种书刊的一个组成部分,如各种专书、专刊索引;指某种检索工具或某个检索系统的一个组成部分,以简明的方式提供检索途径;指独立于某批书刊之外的一种简明索引工具。地方综合年鉴索引属于第二种形态,即它可以使读者快速、准确地査找到所需信息、资料和知识。 

  (二) 索引的传入 

  “索引”为舶来品,英文为index,原意为“指点”,1905年日本人把它译为“索引”。1917年,林语堂在《创设汉字索引制议》一文中首次将“索引”一词引入国内。 

  20世纪30年代以后,中国的索引运动进入了高潮。首先,是索引学理论研究。1930年,钱亚新著的《索引和索引法》正式出版,这部著作对索引和索引法的定义,以及索引的功用、种类、编纂法做了详细的介绍。1932年洪业著的《引得说》出版,探索了中国的检字法,并规范了编纂索引的一整套步骤、手续,至今仍有参考价值。其次,是一些影响较大的索引专著陆续编撰出版,如《最近杂志要目索引》《心理学论文索引》《文学论文索引》《国学论文索引》《中国地学论文索引》等。第三,索引编撰与研究的机构、学术团体开始出现,其中著名的有燕京大学引得编纂处和中法汉学研究所,他们编撰的古籍索引有70余种。 

  虽然“索引”一词引进得较晚,但其内容、形态却早已存在于我国古籍之中,古代的韵编、检目、便检、备检、通检等多具有检索功能,有的还具备完整的索引形态,可称为我国古代的索引。在中国古代使用较广的是索隐。“索隐”有“求索隐微”之义,原意为把隐藏在史实故事背后的资料挖掘出来,把原作品中未表达清楚的进一步表达清楚,把未解释明白的进一步解释明白。这与当代所编的年鉴主题索引意思有点相近。不过,“索引”是在原有的内容中去搜索,引出的是既定的内容;而“索隐”是在原有内容的线索上去挖掘,把原文中隐秘的内容挖出来。 

  中国年鉴的索引并非与生俱来。20世纪80年代创办的一批地方综合年鉴中,编制索引并不多见。1980年创刊的《中国百科年鉴》引领全国年鉴风气之前,率先编制了索引。20世纪90年代,国内年鉴界曾就有无必要编制索引展开讨论,“索引派”占了上风,加快了年鉴索引的普及速度,编制有索引的省、市综合年鉴所占比例由90年代初的5%上升至90年代末的40%左右。进入21世纪后,越来越多的地方综合年鉴编制索引。但总体来说,中国年鉴界普遍存在着索引标引不规范、规模较小、标引深度低等问题。 

  (三)索引与目录 

  地方综合年鉴的目录与索引都是引导读者查阅内容的手段和途径,但二者分别承担不同的引导功能。目录的编排按照地方综合年鉴内容的原本顺序,反映全书的框架和结构,读者使用目录通常是想对某一范围的目标进行查找,是“顺藤摸瓜”。而索引是按照标目的音序或字序排列,相对正文来说是“乱序”,每个标目均有具体的指向,为读者杳找微观个体资料提供路径,是“按图索骥”。 

  目录一般置于书前,索引一般置于书后。目录的任务主要是反映地方综合年鉴内容的分类体系,只能检索到某一类内容。而索引的任务除了反映条目及以上各个内容层次的主题外,还揭示条目释文中隐含的主题,比目录更加细化和具体化,同时也把目录中分割的内容主题集中在一起。索引对地方综合年鉴内容的揭示程度应高于目录、深于目录,也就是说,地方综合年鉴的索引量应当大于目录数量,而不是相反。 

  (四)地方综合年鉴编制索引的必要性 

  地方综合年鉴本身是一种资料信息组合,编制索引是对其中的资料信息进行重新整合。 

  编制索引,是由地方综合年鉴的功能和作用所决定的。地方综合年鉴的使用价值,除了受其内容的全面、资料的翔实两个重要因素决定之外,在很大程度上取决于信息使用的便利程度。索引作为一种检索手段,与按目录检索的传统方法相比,具有更为快捷的特点。索引采用一种代码信息符号,通过代码信息转化成特定的信息符号,然后按照一定的规则排列成符号序列,通过信息指示,读者可便捷、有效地查到定向需求的信息,能够有效地满足不同读者的需求。 

  编制索引,也是由地方综合年鉴的体裁形式所决定的。辞书、百科全书直接对条目词、词语做出释义。地方综合年鉴则遵循事以类从的记述原则,按类目、分目分门别类地对同一事物进行记述,在总述、概述等综合性栏目与条目之间会有交叉记述的情况,对同一事物要从不同角度去查阅才能了解事物的全貌。采用索引去查阅,可以把分散在类目、分目、条目中的同一事物的信息内容采集起来,重新组合,形成新的信息系统。 

  二、索引的作用和类型 

  (一)索引的作用 

  1.供人查检 

  目录也有供人查检的功能,但对不熟悉地方综合年鉴内容分类的读者来说,要想快速查到所需资料是比较困难的。目录仅供人们查检条目标题,释文内含的主题知识和资料是检索不到的。所以,通过索引查检更加便捷、更加准确。 

  2.检验内容质量 

  编制索引能帮助排除正文叙述不明、条理不清、主题词不突出、水分太多等弊病,有利于提高地方综合年鉴总体质量水平。通过编制索引,可以反查条目设置是否恰当、是否有重大遗漏。 

  条目标题提炼得不够准确,索引主题词可能错标在非主要区域。有的地方综合年鉴习惯于工作总结式标题,如“举办妇女干部培训班”“开展道徳大讲堂活动”“推进医疗工作”“召开信访维稳工作会议”等等。编者如果直接使用这样的条目标题,则主题词不突出,且不符合地方综合年鉴以第三人称记载事物的体例要求。编制索引的过程中很容易发现这类问题,并可及时进行修改。 

  (二)索引分类 

  地方综合年鉴索引按照不同的分类方法,大致有以下几个类型: 

  按索引在文献检索中的功用分,可分为文献内容索引、文献篇目索引。文献内容索引以文献中的局部内容主题(即主题因素)及其他索引项为标引对象,是直接检索事实情报的索引。文献篇目索引,又称文献源索引、题录索引,标引的对象是文献的整体主题及局部主题。 

  按索引的标目分,可分为主题索引、人名索引、地名索引、题名索引、引文索引、图表索引等。主题索引是指以文献主题或主题因素为标目,提供内容检索途径的索引。 

  按索引的编排和组织方式分,可分为音序索引、字序索引、音序-字序索引、分类索引、分类-字序索引等。 

  按索引的载体分,可分为印刷型索引、电子索引等。电子索引又分为全文数据索引和直读索引。 

  按索引的形式分,可分为简式索引和复式索引。只有主标目的索引为简式索引,目前我国地方综合年鉴多采用这种形式。编制简式索引较为简便,但是不能把相关知识主题进行归类,也难以反映条目内在逻辑关系。由多级索引标目形成的具有一定知识休系的索引叫复式索引。它按阶梯排列,形成子母目关系,又称阶梯索引。这种索引,在主标目之下设置副标目、次副标目,主标目与副标目之间可以采用连接号或逗号区分,也可以采用分行缩格的形式来代替连接号,有时副标目也可采用词组(短语)形式,跟在逗号之后作为说明语或定语。 

  地方综合年鉴常用的索引形式有内容分析(主题)索引、专名索引和图表索引。 

  1.内容分析(主题)索引 

  内容分析(主题)索引是用主题词作检索标识,概念表达直观、准确、灵活,有较高的查准率和查全率,是一种较为理想的标引方式。主题标引的准确程度和主题标引的质量,直接影响到文献检索的效果。 

  主题词选择是主题分析结果。主题分析提炼出的主题概念(自然语言),不一定都是汉语词典中的主题词。在编制索引时,要与词表对照,尽量选用既符合文献内容,又能在词表中查到的词或词组作为主题词(规范语言)。 

  2.专名索引与图表索引 

  专名索引与图表索引并非每部年鉴都需要编制,可根据年鉴的不同类型有的放矢地进行选择。因为有的年鉴中涉及人名、地名、机构名、产品名,或图表量不大,制作过细的专题性索引意义不大,可在内容分析(主题)索引中设置相关标目,一并检索和编排,使主题索引成为综合性索引。而对于专业性强的年鉴,则需针对其内容特点编制专门索引。 

  如《上海文化年鉴》编有人名索引,《绍兴县年鉴》编有正文表索引、正文照片索引,《奉贤年鉴》编有表格索引、串文图片索引,有的年鉴还编有地名索引、机构名称索引等。需要说明的是,图表索引的标目也需要从图片说明和表头中进行提炼,使标目项尽可能精干、主题突出、读者易查。如果将图片说明、表头等原封不动地搬到索引上,还不如放在目录中。 

  三、索引的编制 

  (一)索引的要素 

  索引有三要素,即标目项、说明项和出处项。 

  1.标目项 

  即索引中最重要的成分——主题词,亦称标题词、标引词、索引词、索引条头等。一般包括两大方面的主题:一是年鉴的类目、分目、条目标题中的主题词,即目录中的主题词,在索引中应该用醒目的字体(如黑体);二是隐含在释文中的主题词,从释文中把有索引价值的主题词挑选出来作索引条头。所谓索引价值,是指该主题词要有知识内涵,或有资料价值,或有信息作用。地方综合年鉴的标目项由词、词组、句子和各类名称构成。词如“水文”“地理”等;词组如“自然灾害”“园区建设”“招商引资”“物价管理”等;句子如“县区综介年鉴实现全覆盖”“省部合作共建中国科技大学协议签署”等;名称包括人名、地名、组织机构名、活动名、图表名、书报刊名、作品名等。 

  2.说明项 

  即索引中说明标目项的成分,又称注释项。它是索引标引深度的一个主要指标。说明项有两种情况:一是标目项含义不够清晰或可能产生歧义的,用说明项说明或框住它,使之含义清晰,不产生歧义。例如《镇江年鉴(2013)》索引中的“城市建设(句容)”“生态市创建(丹阳)”“城乡建设(丹徒)”“茅山红色夏令营(第二届)”“地名普査(全国,第二次)”等。二是增加标目项的知识含量,即增加主题索引的信息量和价值。例如《镇江年鉴(2013)》索引中的“李鸳(江苏省新闻出版行业领导人才)”“光大环保(国家资源综合利用企业)”“镇江港口岸(首批世界卫生组织核心能力达标口岸)”等。《苏州年鉴》《西安年鉴》把说明项作为主标目项的附见,低1~2格编排,也非常清晰。 

  如《苏州年鉴(2014)》索引: 

  标准化管理 

  国际标准化管理 

  农业标准化管理 

  ………… 

  《西安年鉴(2014)》索引: 

  教育 

  新城区 

  碑林区 

  莲湖区 

  雁塔区 

  ………… 

  地方综合年鉴中,普遍存在缺少说明项的现象。其实,只要跳出木地区,站在读者角度去思考,增加索引说明项并不复杂。 

  3.出处项 

  由页码和分区组成,它既是读者快速查阅的工具,又是索引标引深度的一个指标。 

  关于页码。地方综合年鉴索引标引出处项包括主出处项和副出处项两种。主出处项为类目、分目或条目名称,一般用黑体,排在第一位置,页码或标所在页位置(如120a),或标该标目项所占的区间(如50a~52b)。其他出处项为副出处项,用宋体,有的含1个出处,有的含多个出处(如128a、156b、208c等)。 

  关于分区。明确分区,便于读者快速检索。每一页的分区要适中,太少、太多都不利于读者快速检索。年鉴版面安排分通栏(即不分栏)、双栏和三栏,每栏又可分为上、中、下三个部位。通栏排的可分一、二、三区或上、中、下区,双栏排的可分两区(a、b)、四区(a上、a下、b上、b下)、六区(a上、a中、a下、b上、b中、b下),三栏排的可分为三区(a、b、c)、六区(a上、a下、b上、b下、c上、c下)、九区(a上、a中、a下、b上、b中、b下、c上、c中、c下)。根据内容分类的实际情况和读者的查检习惯,双栏排的地方综合年鉴以四区或六区为好,三栏排的以六区或九区为宜。 

  一般来说,出处项愈多,揭示的地方综合年鉴释文内容含量愈丰富,提供的有效信息愈多,则地方综合年鉴内容质量愈好,其索引标引的深度也愈深。 

  (二)索引编制程序 

  1.框定标引范围 

  标引范围,即索引的可标引材料源。哪些内容适合做索引,应该根据读者的需求进行筛选,做到实用最大化。通常标引范国就是地方综合年鉴正文,涵盖主体资料.特载(特辑、专记)、大事记、附录等内容,包括文字、图片、表格等资料形式,但不包括彩图插页、编辑说明、编纂人员组成、版权页等。如果彩图插页资料性很强,且内容数量较多、确有资料价值,可制作索引。 

  有的地方综合年鉴把不纳入索引范围的类目放在说明中列出。如《西安年鉴(2014)》索引说明第四条列出,特载、大事记、统计资料、法规文件、文摘内容不作索引。《绍兴县年鉴(2013)》索引说明,绍兴人在外地、新绍兴人、外地媒体话绍兴、县人著述、鉴湖新风和彩色插页不作索引。 

  2.确定标引深度 

  标引深度越深,对文献(或文献集合)的揭示就越全面,提供的检索途径就越多。就地方综合年鉴索引编制现状而言,最大的问题是索引标引深度太浅。标引深度不仅取决于索引项的类型和数量多少,而且还取决于标引的索引单元的大小,标引的索引单元越小,标引深度就越大。标引深度越大,标引词数量越多,专指性就越强,文献各主题反映得就越全面。但是,如果标引深度过大,会使提炼的主题概念过多,容易标引出标引词内涵较浅、资料价值不大的主题,造成误检,会降低检准率,也会造成人力、物力和时间的浪费。标引深度过小,会漏掉一些有价值的主题概念,降低检全率。适度标引是所标引的关键词数量与文献的实际主题概念的数量就基本一致,从而可获得相对高的检全率和检准率。一般来说,标引词的数量应是条目数量的1.5~2倍。 

  除了确定全书的标引深度,还应针对不同的内容类型,分区域确定索引深度。地方综合年鉴的内容,通常分为一次文献资料(特载、特辑、附录等)、本层级年度主体资料、下一层级年度资料等几个部分。本层级年度主体资料涵盖内容最为广泛,信息量最大,也是读者最为关注的部分,可适当增加索引比例。下一层级年度资料部分通常采用统一的行文格式,索引深度不宜过大。以《安徽年鉴》为例,全书类目“市县区”共涉及16个省辖市、105个县区,每个市、县、区中都含有“农业”这个关键词,如果全部列出,则大大降低此标目项的准确度,也冲淡了读者了解安徽农业情况的专指件。读者想了解某地区农业情况,会从该地区标目项入口进入。一次文献资料在地方综合年鉴中基本上是“原汁原味”,标引对象少,索引比例最低,因此,一般不列入索引范围。 

  3.规范索引标目项 

  索引标目项揭示、标引或表达地方综合年鉴中的可索引内容,决定索引的内容、性质、质量。在专名索引中,索引标目项直接使用所选取的专名本身即可,无须进行进一步加工,如地名、人名、组织机构名称、活动名称、会议名称、项目和成果名称、产品(作品)名称、文献法规名称等。 

  在主题索引中,标目项的选择要复杂一些,编者要对标引单元中的内容进行筛选、提炼和概括,最终形成索引标目项。索引标引词既可以是地方综合年鉴原文,如类目、分目名称;也可以根据标引单元中某段或某几段文字进行概括。但不论哪种形式的标目项,都要有知识内涵,或资料价值,或信息作用。只用于构成资料组成部分的结构性词语(如创业、创新、农村等),不适宜作为标引词,否则会导致索引规模的过度膨胀。 

  标目项用词是否准确、规范,标目项是否盖全率髙,直接关系到读者能否快速找到有用的内容。 

  1)规范标目项表述 

  标目项表述要准确。标目项内容的准确包括表述正确和内容专指。例如“中国民主同盟某某某委员会”可制成索引标目项“民盟”“民盟某某某委员会”,但不可制成“某某某民盟”。  

  标目项表述要完整。标目项用词应能简则简,但要做到简而不残、简无异义,要保持表达意义的完整性。如《安徽年鉴》中涡阳县条目“老子故里”内容主要记述老子故里的变化情况。“老子故里“是一个完整含义,不能选择“老子”作为标目项。 

  标目项表述要统一。同一概念或特征的索引标目项,前后应该用同一个词语,同时尽量为该词的同义词或替换词编制参见、参照。例如,标引词“环保”与“环境保护”是同一个概念,前者是后者的缩略形式,在标目项上二者应该统一。再如“省重点文物保护单位”与“省级重点文物保护单位”同义,可统一表述为“省级重点文物保护单位”。 

  标目项首字应是中心词首字。如果索引对象是句子,要进行提炼和剥离。如“连续三年获全省双拥模范城称号”可提炼为“双拥模范城”。再如“开展扫黄打非行动”,可剥离为“扫黄打非”。 

  2)增加检索入口 

  在编制索引时应充分考虑到读者使用的方便,将同一个主题刻意地进行分述,以达到扩大检索入口、提高检索质量的目的。例如“食品药品监督管理”可制成“食品监督管理”和“药品监督管理”2个标目项,如果只设“食品药品监督管理”一个标目项,则“药品”这一主题的检索难度加大。  

  3)符合检索习惯 

  在标目项为句子时,有的中心词并不在前面,若按照首字序排列,则中心词不能被顺利地检索到。例如“第六届金鸡百花艺术节”,其中心词是“金鸡百花艺术节”,而首字为“第”,中心词难以被检索,应调整为“金鸡百花艺术节(第六届)”,以“金”字为首字。 

  4)减少死条数量 

  “死条”是对检索率低、检索价值小的标目项的俗称,多为反应内视性资料的词条,例如“队伍建设”,具内容多为各个单位如何进行自身建设、提高员工工作能力的内容,除了本部门的人感兴趣,大多数读者都不会去检索,不应收入索引作为标目项。再如,某开发区年鉴中设档案管理条目,而档案管理并不是其主要工作,检索意义不大,可以不列为标目项。“死条”产生的原因,既有编制索引过程中对标目项筛选不严、对主题概括不精确等内在原因,也有条目本身存在的问题。 

  4.电脑排序,人工校正 

  对索引标目项的排序可以通过常用的办公软件来实现,例如Mi-crosoftOffice的Word、Excel,以及WPS系列等。计算机排序方便、快捷,但计算机自动排序往往难以完全符合排序的要求,有时需要人工对排序结果进行校正。以Word为例,Word无法识别多音字,“重要”与“重庆”“行业”与“行头”,都默认排在一起,需要人工一一检査。汉字标目项中带有符号(多为引号和书名号)、英文字母、阿拉伯数字时,符号、字母、阿拉们数字的默认排序优于汉字,应采用先剔除引号和书名号,按汉字本身排序,最后用手工添加的方式把引号和书名号归位。英文字母、阿拉伯数字按其检索方式置于其所在部类。另外需要注意的是,Word会“错认”一些字,特别是地名和人名。例如涡阳的“涡”读guō,错认为wō;“查”作为姓氏读zhā,错认为chá;“仇”作为姓氏读qiú,错认为chóu;“尉迟”是复姓,读yùchí,错认为weìchí,等等。这就需要在计算机按拼音排序的情况下进行手工整理。 

  5.版式 

  版式包括字体的规格、版面的大小、栏标题的位置,以及占行、缩进、行距、栏宽、栏数等形式。这些都应与其他部类尤其是目录相一致,使全书体例、风格统一。 

  标目项的排列形式取决于被标引文献(或文献集合)的规模、复杂性和可获取性。简式索引按照标目项顺序(音序或笔序)上下排列。在复式索引中,可按照副标目项排列的方式,将索引标目项分行排列。每个标目项、副标目项、次副标目项等均应另起一行,副标目项、次副标目项等应该渐次缩排。 

  示例:文学 

  特点l20a 

  理论研究120a 

  评论120b 

  成果120b 

  活动120c 

  (三)索引编排方法 

  索引编排有多种方法。主要有音序法(汉拼、韵目、注音)、形序法(部首、笔画、四角号码)、意序法(类序法)、主题法(主题索引)等。地方综合年鉴的索引多数采用内容分析方法提炼主题,以汉语拼音排序和笔画排序为主要编排形式。 

  1.拼音排序法 

  汉语拼音排序首先比较标目项首字的音节,按汉语拼音字母表的顺序进行排序。如果音节相同,按阴平、阳平、上声、去声、轻声的音调次序排列。如果音节和音调相同,按首字的总笔画数从少到多排列。如果笔画数相同,比较该字的起笔至末笔各笔笔形,依“横、竖、撇、点、折”顺序排列。若起笔至末笔各笔笔形仍相同,则按该字在汉字编码字符集中的编码值从小到大排列。首字相同,则比较第二字,方法同前,依次类推。拼音排序法实际上包含了笔画排序法。 

  2.笔画排序法 

  此法首先比较标目项首字的笔画数,从少到多排列。若首字笔画数相同,比较首字起笔至末笔各笔笔形,按“横、竖、撇、点、折”顺序排列。如果首字的上述笔形仍相同,则按首字在汉字编码字符集中的编码值从小到大排列[见《文字条目通用排序规则》(GB/T13418—1992)]。首字相同,则比较第二字,方法同前,依次类推。  

  (四)索引编制常见问题 

  1.标目项目录化 

  一些索引编制者为图简便,或是没有领会制作索引的要义,简单地将目录进行排序就制成索引。地方综合年鉴以条目为单位,条目的标题固然可以涵盖整个条目的内容,但如果只取标题作为索引标目项,会造成索引入口窄、盖全率低、标引深度浅的问题。条目释文中有知识内涵、资料价值和信息作用的主题词能标则标。如果能标而未标,就是漏标。把没有实际内容的词作为标引词,则为错标。另外,条目标题往往为词组、短句,如果直接作为标目项,表述难以规范。例如某索引标目项“工业经济效益大幅度提升”就是典型的目录式标目项,可提炼为“工业经济效益”。 

  2.标目项宽泛化 

  标目项专指性不强的词或词组叫泛标。宽泛化的标目项所选用的标引词大于文献主题概念,使得反查时难以找到所需内容,増大检索成本。如地方综合年鉴中的“综述”“队伍建设”“培训”等。以标引词“管理”为例,全书牵涉“管理”的部分太多,有经济管理、工商管理、价格管理、军事管理等等,读者仅查没有说明项的标目项“管理”,无法找到所需内容。 

  3.出处项错位 

  索引是“按图索骥”,如果出处项不清、不明甚至错位,则按图却索不到骥,失去了索引最基本的功能。出处项由页码+分区组成。无论是标错区域还是标错页码,都构成出处项错位。出处项错位的原因主要有:一是索引制作者的手误,如错将“19a”编写成“10a”,或编写成“19b”等。二是索引制作完成后,正文有一些改动,索引词所在正文位置发生变化,而在索引中又未及时更改,就会产生出处项错位。如遇这种情况,索引编制者一定要仔细将制作索引的版本与最终定稿版本进行核对,找出动版的贞码,并仔细核对此页码前后页上的索引标目项,对出处项进行改动。 

  4.标引数量较少 

  即前文所述的标引深度不够,索引比低。右的年鉴索引词少于条目数,排出来仅有三五页纸,给读者使用带来不便。 

  5.标目层级单一 

  地方综合年鉴索引多为简式索引,制作上较为简便,在使用上不如复式索引便捷。复式索引不仅方便读者系统阅读,而且便于相关互动,更可深层次地揭示条目间隐含的逻辑关系,使内容系统地展示出来。 

  6.参照系统缺乏 

  索引的参照系统一般包括为同义标目项和相关标目项编制的参照,用“见”或“参见”表示。如《安徽年鉴(20I3)》A标目项“安徽省科学技术奖”参见K标目项“科学技术奖”。建立参照系统的目的在于增加相关标目项之间的关联度,避免同义标目项间信息分散或产生歧义。设置参照系统可确保标引的一致性,便于标引和读者使用索引,压缩、减少索引的篇幅。地方综合年鉴索引普遍缺乏参照系统,主要是增设参照系统对索引编制人员要求较高,且耗费人力、物力,故经常为人们所忽略。 

  四、全文检索的使用 

  随着信息技术的产生、发展和普及,以计算机通信网络为基础的公用信息网络成为人们进行各种社会经济活动和获取信息、资料、知识的主要手段之一。数字化、网络化正改变着人们的工作方式、生活方式、思维方式和阅读方式。许多地方综合年鉴适应这种变化,已经出版电子版(光盘)年鉴、全文数据(多卷本光盘)年鉴,从而检索方式也发生根本性改变。 

  电了版年鉴最大优势是全文检索。地方综合年鉴文本中的每个字词,都可作为全文检索的标目。只要输入大致的词语,就可查到相关信息。这种技术,一般由专业公司开发完成,但要提出明确的要求和具体标准。一是查全率要高,标目项要覆盖所有类目内容。二是查准率要高,输入标引词,能准确无误地查到所需信息内容。三是要设置多种检索途径,如逻辑检索、组合检索、模糊检索等。四是易操作性要强,做到凡有光驱的计算机都能使用。 

 

  注释: 

  [1]孙关龙:《年鉴和方志要着力编好主题索引》,《年鉴论坛》(第三辑),中国税务出版社2012年版,第170页。

 

编校:闵洁 审核:张晶萍 排版:刘云锋

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