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第一节 目录
2021-05-07【打印】

  目录是按一定的分类标准和排列次序置于正文之前的资料名目。目录在我国有着悠久的历史。西汉经学家刘向、刘歆父子编著的《别录》和《七略》,是我国最早的目录。图书有一书之目录,有群书之目录,目录的最早形式产生于群书。“目”是指篇目即一书的篇或卷的名称;“录”是指叙录即将一书的内容、作者的生平事迹、书的评价、校勘的经过等,写成简要的文字,有的还写成小序。“目”和“录”合起来称为目录,又称书目。随着时代的发展,目录的形式和内容不断发展变化,目录的称谓也各不相同如薄、书录、解题、考、提要等。 

  一、目录的特点 

  年鉴是特殊的图书,有人形容为刊头书尾,具有亦书亦刊的特点。说它是书,因为它独立成卷,是一部完整的书籍;说它是刊,因为每部地方综合年鉴只是有始无终的系列丛书中的一卷,是年刊。因此,地方综合年鉴的目录是既独立又前后连贯。 

  (一)结构完整 

  地方综合年鉴无论是篇章节体、条目体,还是篇章节加条目体,其主要内容都展现在目录之中。详至条目是地方综合年鉴目录的一大特色。目录少则十多页,多则数十页,一般读者从目录査询,基本能找到所需内容。翻阅目录,可以粗略看到地方综合年鉴的时代特色、年度特色和地域特色。 

  (二)层次感强 

  条目体的地方综合年鉴目录,一般为3个层次或4个层次,少数为5个层次。3个层次依次为类目、分目、条目,4个层次依次为类目、分目、次分目、条目。每个层次在字体、字号、占行、缩进等方面都有区别形成层次分明的排列。 

  (三)简洁明快 

  目录各级标题即是所承载各种资料的名目,以词、词组、短句为主。除非资料名称本身较长,一般不超过10个字。词如“政治”“经济”“文化”“军事”“农业”词组如农业经济”“经济管理”“社会生活等,句子如粮食连续九年丰收等,使读者一目了然易查易记。 

  二、目录的种类 

  (一)详细目录 

  详细目录,又称细目,是指目录内容详至条目和图表,以及书中每一个独立构件。 

  详至条目。条目是资料信息的载体,是构成地方综合年鉴内容的基本单元。在目录中条目起到基础性作用是读者寻检内容的向导。地方综合年鉴一般有上千个条目将条目详细编排到目录中,既丰富了目录的内容,又为读者寻检、査阅提供了方便。 

  详至图表。地方综合年鉴的内容除以文字为主的条目外,还拥有大量的图和表这些图表既是内容资料的有机组成部分,又相对独立存在甚至起到条目无法达到的独持作用。图表都有名称和内容,简洁、直观、醒目,是信息含量较高的资料形式。将图表文字内容与条目一起编排在目录中,可以大大增强目录的检索功能。 

  详至书中每一个独立构件。除条目和图表外,凡是有寻检价值的材料名称都应编排在目录中。如编纂机构、序言、地图、彩图插页、编写说明、广告宣传专版,以及各种为突出主体资料而选用的背景资料、相关链接资料、小知识、小资料和为减少版面浪费而选登的补白资料等。 

  (二)简明目录 

  简明目录,又称总目。地方综合年鉴的资料按事项分类,上级标题统领目级标题,目级标题支持上级标题,统领性、归属性、指向性较强,读者可以“闻香知味”听声辨音”,见到标题就知道是这类而不是那类内容,想查某个资料,自然就到该类中去查找。 

  简明目录有两种形式。一种是要目型目录,即只编到类目、分目,没有条目美国《世界年鉴》总目录通常只有一页纸与总索引(近30页)一起排在正文之前。一种是梯度型目录,即将类目目录置于正文之前,将分目目录置于书中各类目辑封之处,形成内容导读。 

  简明目录与详细目录相比,各有其优劣。简明目录一目了然,可以让读者在较短的时间内清楚地知道和了解地方综合年鉴的分类和编纂内容,并快速查找到各分类所对应的全部资料,缺陷是不能通过目录查找到所需的具体、详细的资料信息。详细目录具有可以查找年鉴具体、详细的资料信息的优点,而且能给使用者提供每一类目的详细资料信息,但缺陷是目录臃肿、冗长、检索效率不高,类目和内容整体上不够清晰。鉴于以上情况,一些地方综合年鉴在目录编排上将二者综合起来编排,既有简明目录,又有详细目录。 

  (三)英文目录 

  地方综合年鉴编制英文目录经历了一个变化过程。20世纪80年代的地方综合年鉴很少有英文目录。随着改革开放的深入,一些沿海地区地方综合年鉴开始编制英文目录,并逐步影响到全国年鉴界。 

  《地方综合年鉴编纂出版规定(试行)》明确规定“年鉴应编制中文、英文目录这就是说,编制英文目录已由年鉴界的自发行为上升到规定动作,由可有可无上升到应该要做的一项工作。 

  英文目录一般编至分目。英文目录形式主要有两种。一种是集中编排在中文目录之后,形成独立的“英文要目”(MainContents);另一种是与中文目录融合,每个类目、分目(次分目)上面排中文,下面排英文英文目录编排既要遵循目录编排的一般规范,还要遵循英文书写的特殊规范。翻译要准确,大小写要正确,人名、地名等都要按国家有关规定翻译,词句要“信、达、雅”。 

  (四)图片目录 

  地方综合年鉴的图片可视情况编入正文目录,也可单设目录或索引,或与文字索引合并编排。随文插图对正文的依附性、融合性较强最好排入正文目录。图片插页是地方综合年鉴中独立的资料形式,有的与正文资料页码连排;有的页码单排;还有的则不编页码,不编入目录。图片插页目录或与正文目录排在一起,或单独排列形成独立的图片目录。公益性图片入编的单元是图片,目录编制可细到每一张图片。广告宣传图片入编的单元是单位,目录只能编到单位,不宜细到入编的每一张图片。 

  三、目录的作用 

  (一)反映整体框架 

  目录是地方综合年鉴各层级标题汇总编排的产物,是其内容的浓缩和反映。详细目录或简明目录,展示了一部地方综合年鉴记述的全部资料范围和内容,体现了编纂者的分类原则和编纂思路,揭示了全书的结构层次。通过目录,读者可以清楚地了解一部地方综合年鉴编纂的总体内容、设计思路和编排方式。 

  (二)体现地方特点和年度特点 

  我国是一个大国,东西差距、城乡差距很大,各地的经济结构、社会结构不完全相同,甚至存在很大差异,具有不同的发展特点。地方综合年鉴如实记载本行政区域的基本情况和发展情况,把特色化、个性化的资料充分记载下来并反映到框架上,形成自己的特色类目、特色分目和特色条目。同时,地方综合年鉴年度性的特点,决定了不同地区不同年度资料内容记述的重点也不一样。所有这些地方待色和年度特点,都从目录上反映出来。 

  (三)检验编辑水平 

  检验资料归类是否合理。地方综合年鉴由上百家参编单位供稿,编辑周期较长编辑或主编在编辑内容时,不可能把多方面内容安排得完美无缺。在编辑目录时,通过与正文对照进行反复比较,可以将有关内容调整到最佳位置。通过目录检查归类情况,主要是看看编排顺序是否科学,包括各类目的顺序、类目中各分目的顺序、分目中各条目的顺序。 

  检验编辑是否规范。首先,是文体检验,看是否使用规范文体,是否做到简洁明快,用词是否准确其次,是概念检验,看上下级标题的内涵和外延,是否有帽子过大或过小的现象,是否有父子同名现象。再次,是前后比较检验,看同类的标题是否表述一致,比如有的用简称,有的用全称;有的用一个词,有的用词组,有的用句子;主语(或省略主语)是否为第三人称。最后是寻检检验,看条目的中心词是否前置易检。 

  检验内容的交叉重复现象。参编单位按照做什么、管什么、写什么的要求供稿,一般不会造成重复。但是,有的事项多头管理几个单位都会写到;有的事情特别重大,相关单位也会从不同角度去撰写。如果各家单位都设分目或条目记载,势必会造成交叉和重复。在编排目录之前,这些内容由于散落在各个部类,交叉重复现象还不明显。通过目录来检验,就很容易发现交叉重复现象。 

  (四)查阅各部分内容 

  目录最大的功能和作用,就是供读者查找所需的内容。地方综合年鉴的内容有信息面和信息点、知识面和知识点之分。比如,在农业部类,种植业生产就是信息面,而“粮食产量”就是信息点;在概述部类,资源就是知识面,而旅游资源就是知识点。通过类目、分目或副分目(次分目)可以快捷地査找到面上的内容,通过具体条目可以査找到点上的详细资料。 

  四、目录编制的基本要求 

  (一)收录范围要广泛 

  目录除详至条目外,还可把统计图表、图片、解释性资料、小知识、相关链接、背景资料、补白等编入其中。为保持目录的完整性还应将卷首、卷尾的资料收录进来。卷首资料主要有序言(或发刊词)、编辑说明(或凡例)、地图、大事要闻图片、年鉴编委会名单等。卷尾资料即索引后的内容,包括编后语或跋,有的还包括编写人员名单、图片等。 

  地方综合年鉴除辑录丰富的文字资料外,还登载有大量的公益性和广告性宣传图片。有的图片按栏目化、专题化编排,资料性很强,本身就是地方综合年鉴内容的有机组成部分。这类图片可按其所在位置,按顺序与正文统一编排页码,也可以独立成系统,按前后顺序编成图片插页页码。与正文页码连排的,应编入目录中;图片页码单独排的,可在正文目录后编成图片插页目录,或在索引中编成图片索引。 

  (二)准确明了,与正文一致 

  准确明了是编写目录的基木要求。目录内容由标题和页码组成页码是在类目、条目等上全标,还是只标在分目或条目上,各地的做法不尽相同。以书号形式出版的地方综合年鉴,应按照出版社的统一规定标码;用刊号出版的地方综合年鉴则比较灵活。 

  页码标注要准确无误。在年鉴稿印刷前,务必进行反复核对,防止因内容版面变动而造成页码差错。目录中的各级标题应与正文标题相一致,不可随意缩减或增添文字。既不能用全称代替简称,也不能用简称代替全称。 

  (三)层次清晰,规范统一 

  目录是框架的直接反映。框架有多少层次,目录就有多少层级。每一层级在目录中都有不同的标志,包括版面位置,字体、字号、占行、缩进等。同一层级的标题,所在位置、字体、字号、标识、底色、占行都要相同。不同层级的标题,在字体、字号、缩进等方面要有区别,使目录富有层次感。一般来说,层级越高,字号越大、占行越多、标题越醒目。目录中的条目标题最多,也在最低层,应与全书中最基本的字体、字号相一致。顶级标题的字号不宜太大,占行也不宜太多,否则会造成浪费。 

  目录以双栏编排为宜。通栏编排不便于阅读,而且会造成浪费。三栏编排会出现许多折行,显得拥挤,也不便于查询。双栏编排既具备二者优点,又克服了二者的弊端。 

  五、目录编制的方法 

  工具书目录的编制方法有分类编排法、主题编排法、字序编排法、音序编排法、时序编排法等多种。地方综合年鉴主要采取的是分类编排法。 

  (一)定版式 

  即确定版面栏数。根据地方综合年鉴各级标题特别是条目标题的情况,以两栏为宜。如果不编到条目标题,标题数字都不多,三栏也可以。 

  (二)定字体、字号 

  各级标题在字体、字号上应有区别。字体要庄重大方,不宜用艺术字,可选择的字体主要有黑体、楷体、宋体等。黑体字不宜作为目录中条目的标题。字号从大到小,与标题层级从高到低相一致,形成梯度,增加视觉效果。相邻层级要有差距,但差距不可太大。例如类目用四号字,分目可选择用五号字条目用小五号字,条目标题的字体、字号应与正文中的主体内容相一致。 

  (三)定占行 

  大小标题占行是不同的。一级标题要醒目,—般占3~5行太多则浪费版面。为了更加醒目,一些地方综合年鉴还加上底色。二级标题占2行即可。三级及三级以下标题不以占行相区别,用其他方式加以区别。 

  (四)定缩进、标识 

  缩进、标识都是不同层级标题之间相区别的辅助手段。一般来说,一级标题在栏中居中编排,且字号大、占行多,容易与其他层级标题区分。二级标题在栏中顶格编排,三级及三级以下标题退缩1~2字。标识加在二、三层级标题或附件标题之前(不标在条目标题之前),引人注目。常用标识有圆点()、圆圈(○或●)、方块(□)、三角形(△)等,编者选择一种,一以贯之 

  (五)标注页码 

  首先把列为目录编制对象的大小标题从正文原样拷贝到目录中,形成目录初稿。再按照确定的目录编排体例,对目录稿进行编排,形成目录。待大小标题定位后,方可标注页码。页码标注在分目(次分目)或条目上。 

  (六)反复核校 

  目录页码编好后,年鉴内容一般情况下不能再动如确有必要修改调整,要做到正文与目录同时修改。在印刷年鉴稿前,编辑部要再一次将目录与正文进行认真核对,防止出现差错。

 

编校:闵洁 审核:张晶萍 排版:刘云锋

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