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第二节 表格
2021-05-06【打印】

  表格是文字叙述的重要补充,是记录数据或事物分类的一种有效表达方式,所反映的信息应与正文的描述相互呼应、相辅相成、相得益彰。表格因具有简明清晰、简洁准确、节省篇幅、逻辑性及对比性强等特点而被地方综合年鉴广泛采用,是其不可缺少的表达手段。 

  一、表格的作用 

  (一)文字叙述的辅助和组成部分 

  表格能够系统、简洁、集中和对比性较强地表述内容,直观地表达事物的隶属关系或对比量的准确程度,使文字叙述更加准确,是文字叙述的重要构成和有力补充。通过表格,读者可以更加清晰、准确地把握事物的隶属关系和纵横对比量。有时,读者通过表格能更准确地把握事物的本质。 

  (二)简化文字叙述,节省篇幅 

  表格具有把繁杂、表述不清的文字简化叙述的特点。在数据较多的文字叙述中,通过表格化繁为简,可以简化文字叙述,节省篇幅。同时,表格通过纵横项目的排列,把繁杂的事物进行简化,把同一类事物集中排列在一起,起到了系统、简洁、集中地表达事物内容的作用。 

  (三)增强对比性、可读性和可靠性 

  表格通过纵横排列,可以简明地显示事物的隶属关系、数据的分项和总项。以此增强事物的对比性、可读性和可靠性。读者可以通过表格的纵横项对事物或数据进行比较,增强对事物现象和本质的认识把握。 

  (四)条理分明,内容清晰 

  一般来说,表格只有纵横两列,设计科学、合理的表格,可以让纷繁复杂的事物变得条理明晰、内容清晰,有利于读者阅读。 

  (五)调节版式,美化版面 

  表格还具有调节版式、美化版面的作用。在纯文字版面中插入表格,可以使版面不再显得呆板。可以通过对表格进行着色印刷等方式,达到美化版面的作用。 

  二、表格的类型 

  表的类型多种多样,有不同的划分方法。根据用途,可以分为计算用表、研究用表、对比表等根据内容,可以分为数据表、统计表、文字表、流程表、登记表、考勤表、工资表、体检表等根据结构形式,可以分为无线表、系统表、卡线表、三线表、横线表等。地方综合年鉴采用的表格,根据其内容划分,大体有以下几种类型 

  (一)统计数据表 

  统计数据表是用简洁的文字和可靠的数据对客观事物进行归类、概括、分析、比较的一种表达方式,是运用数据说明事物的重要手段。统计数据表具有直观性和便览性,用统计数据表将条目数据条理化、表格化,可以避免条目行文的繁复,符合地方综合年鉴文字简约、凝练的要求,使地方综合年鉴反映的事物更加一目了然,方便读者检索和阅读。 

  地方综合年鉴中的统计数据表主要分为两类一是统计资料篇目中的专业统计表格,这类表格专业性较强,在地方综合年鉴中占有相当大的篇幅,一般由各地的统计部门提供二是与条目紧密配合的统计数据表,这类表格内容较单一,所占篇幅较少,一般由撰稿者提供,和条目内容结合比较紧密。 

  (二)便览性资料表 

  便览性资料表是地方综合年鉴中运用较多的一种表格,如出口产品和地区构成情况表等。这类表格也具有统计上的意义,要遵循统计学的原则设计,设计科学,分类准确。 

  (三)名录一览表 

  这类表格属于地方综合年鉴收录的指南性资料,如风景名胜区一览表、博物馆情况表、上缴利税100万元以上地方工业企业名单等。这类表格比统计表格相对简单,项目与项目之间没有非常密切的联系,但排序要合理,归类要恰当。 

  (四)概况性表 

  概况性表格反映某一类并列性事物的情况,如国家税务局组织收入情况表、地方财政收入情况表、经济和社会发展情况表等。这类表格的特点是排列整齐,资料系统,反映面广,符合地方综合年鉴应提供密集信息的要求在同一或连续的版面内反映同类事物的情况,具有反映的项目指标鲜明、直观、便于比较和查阅的优势。 

  (五)事类表 

  事类表主要是以表格形式来反映事物现状或发展动态。如人物表、大事表、重要物产表。以表格形式来记录繁杂的事物或事件,达到便于观览的效果,这是地方综合年鉴编纂的新趋势。 

  三、表格的特点 

  (一)规范性 

  表格的设计应科学合理、美观大方、符合地方综合年鉴体例,表题、表项、表序、表注等要素要完备、齐全、明确,表中使用的文字、标点、符号与版式要符合规范。设计的表项应确保内容合理、实用。无列表价值的内容、虚设的表项都应该删除。 

  (二)资料性 

  表格载录的项目内容,应具有服务现实和存查的价值,其内容和条目文字一样,必须具有资料价值。不能使用无资料价值和存史价值的艺术化表格、非资料性的广告表格和无资料价值的补白表格。 

  (三)年度性 

  表格表达的内容一般来说应是年度内发生或存在的事物,表格的项目内容要遵循条目选题选材的要求,尽量不重复往年已经收录的内容。 

  (四)互补性 

  表格与条目文字内容是互补关系。表格可以把较为复杂、重复、冗长、琐碎或文字不易表述的内容,简洁、明快、清楚、直观地表达出来,起到辅助条目文字的作用。同时,对版面也起到调节和美化的作用。表格和条目文字要尽量避免文表重复累赘、文表相左的情况。 

  (五)统一性 

  为保持全书的统一、规范,同一部地方综合年鉴中同一种表格的版式、表题、字体、字号、项目名称、文字和数字的排列、间距、转行、序号等,都必须统一。 

  (六)可比性 

  具有统计意义、反映重要经济社会变化数据的表格,在表项设计、内容选载上,应尽量着眼其可比性、连续性和衔接性。作为逐年编纂、连续出版的地方综合年鉴,内容的连续、可比是其内在要求,表格也不例外。 

  (七)便览性 

  表格应向读者提供方便、明晰、直观的信息资料。表格的主题要单一,所列表项应精练、恰当,表项所列层次结构应尽量简洁,表项及内容应直切主题。 

  四、表格的编制 

  (一)表格的编制原则 

  1主题独立 

  表格是一个独立的知识主题,内容切忌与文字、插图表述重复。 

  2结构简洁 

  表格编制要科学、合理,要遵循统计学的制表原则,做到结构简明主谓语位置合理,便于读者阅读了解。 

  3表题简明 

  表格应编制简明的表题,表题和条目的标题一样,应遵循简洁、准确、简练的要求。 

  4注释简练 

  表格一般不设置备注栏,需要说明的事项在表下以简练的文字进行注释。注释内容较多时,可以用序号分行排列。 

  5标目清晰 

  表格的项目内容应有标目词,参数栏的标目词一般为量或测量项目及其单位符号。这是制作数据表格的基本要求。 

  6主题唯一 

  一个表格只表达一个主题,这是制作表格的基本要求。如果一个表格表达多个主题,将无法实现表格简洁、自明的特性。一个表格只表达一个主题,也符合地方综合年鉴的特性。 

  7编排得当 

  多个表格在一个版面中排列,要充分考虑各个表格之间的大小比例及其配合,这既是版面排版的要求,也是表格自身的要求。不同的表格排在一个版面,应使版面显得美观并控制表格在版心之内。 

  8形式统一 

  地方综合年鉴一般使用三线表或在三线表中再加竖线的表格形式,三线表是出版物推荐的表格形式。随着计算机排版技术的普及,许多年鉴采用挂网或用色块来区别表格的栏别,而将表格的横竖线条隐去或反白,这种表格排版方式使表格显得更加清晰、美观,是表格的一种新的表现形式,但其实质还是三线表和卡线表。 

  表格编制的具体要求 

  1项目要完整 

  表题应尽量避免使用点号,表题用语不能太笼统,既要画龙点睛,又要具有自明性、独立性,即使读者不看表身,也能了解表的主题。 

  2栏目设置要合理 

  表格的主谓语是通过表格的纵横栏目来体现的,表格的纵向栏目为主语,指表格中所要分析说明的对象,一般为分组、时间等,应置于表格的左侧;横向栏目为谓语,表示对主语的说明。特殊情况下,如简单表格,主谓语可以换位,但主谓语性质不变,读表顺序为主语谓语数据,通常能读出一句通顺的语句。纵主横谓排列的优点是突出主语,并使不同单位指标整齐划一、上下排列整齐,便于比较。主谓语是否倒置,最简单的判别方法是看每列上下是否能排列整齐(单位一致,小数位一致),整齐说明栏目设置合理否则就是主谓语倒置。表格栏目名称要齐全。项目栏中一般要放置多个横向栏目做谓语。 

  3.表身的数据书写应规范 

  表格中的数字一般不带单位,百分数也不带百分号,单位和百分号归并在栏目中。如果栏目中的单位相同,可把共同的单位提出来标示在表格顶线上方的右端,右缩一个汉字位排列。百分数一般只排到小数点后面第二位 

  表格中的数字可以居中排列。同一栏目中,共同标目的各行数值的个位数或小数点(小数点前面的“0”不能省略)一般应上下对齐。 

  表内数据如上下或左右相同,应重复写出,不能使用“同上”“∥”等字符代替 

  表内空白代表缺该项统计指标数据(应有而未有),“—”代表该项无数据发生代表数据不足本表最小单位数“0”代表实测结果为零。凡例中应对这些表述方式做出规定 

  4.表注应准确有序 

  表注一般横排于表下,如果不是一条则可给每条表注加上编号,按顺序排在表下 

  表格的编辑加工 

  (一)表格内容的编辑加工 

  1.表格内容的精选 

  地方综合年鉴的表格数量应适当增加,但表格内容应精选,表格具有存查价值。 

  1)对用文字或插图表达不楚的内容,可用表格表述 

  2)对一些内容相关的表格,可进行项目的提炼和特简,将能够合并的表格进行合并。 

  3)对内容简单、项目较少的表格,可改用文字叙述的方式表达。 

  2.表格的说明文字 

  1)在每一个表格上方,标出表题。表题要求准确表达表格的内容反映有关要素间的关系。表题用词应简明扼要,不要写成句子。表题应居中排在表格之上。 

  2)表格中行题和列题的排列次序应能清晰地、层次分明地表达各项目间的逻辑关系和变化规律。 

  3)表格所列项白栏,以及表格下注释的文字、名词术语,应与正文保持一致。 

  3.表格中的数字、量和单位 

  1)表格中大量使用的数字,一定要和正文的叙述一致,准确无误。数字书写要规范。小数点前的“0”不能省略表格中同类型数据的有效数字位数应相等,上下行的小数点应对齐,一个数据不能折成两行写出。 

  2)在表格中,一栏使用同一个计量单位时,这个单位应集中地标注在表头的栏目上。表格中数据的计量单位一定要使用国际标准代号。用非法定计量单位的数据,一定要经过单位换算,重新填入表格。 

  3)表身中遇到上下行或左右列内容栏相同时需逐项重复填写不得在下行或右列使用“同上”“同左”等字样。如果栏目中的数据为零,就要填写“0”,而不能留空。 

  (二)表格形式的编辑加工 

  1.表格的用线 

  表格的使用趋于简洁化,通常只保留有线表中的几条横线和竖线,而取消了表头的斜线和表身的横向分隔线。这种表格是地方综合年鉴中最基本和最常用的表格形式这种表格虽然只出现上下两条粗线和表头下的一条细线及各栏目间的竖线,但保留了线表的所有功能,而且表格在版面上显得清秀、明晰。随着计算机排版技术的发展,年鉴表格采用挂网和色块来区分栏目的现象越来越普遍,这种隐藏了线条的表格显得更加清晰、美观。 

  2.表格的编排 

  1)一个表格应尽量保持体形完整无特殊不应分割成两部分或更多部分。表格的编排一般应随文列出,要紧接在第一次提到它的文字段后。应尽量与涉及的文字段在同一条目或分目,以便阅读。如表格岀现转页时,表格也可以分为两段或多段。转页分段后的每一个续表都要重新编排表头,以利阅读。重排表头的续表的起始线上应标注“续表”字样。 

  2)在不影响内容表达的原则下,表格中的用线要尽量减少。耍注意行与行、列与列之间应留有一定距离,以保证数据清晰、有利阅读。在一部年鉴中,表格的格式应保持统一、规范。 

  3)编制表格,表格的宽度一般应和版心的宽度一致,应尽量避免编制超过版心的大表格,必要时可进行表格形式的转换。 

  4)表格中的用字一般比条目释文用字的字号要小一级。 

  3表格的结构形式转换 

  为了节省版面或增加版面的美感,对作者提供的表格进行结构和形式的调整是非常必要的。有些表格的宽度大于版心,需要卧排。这时表头一律朝左,表底一律朝右,少数容量特别大的表格需要跨页排时,应尽量采用双页跨单页的骑缝表形式,尽就避免单页跨双页的转面表,以使整个表格呈现在一个视野内。 

  当表格的横向项目与竖向项目数相差悬殊时,有时需要特殊的转换处理,以利节约和美化版面。 

  当竖向项目较少,而横向项目较多或表格宽度过大时,可以把表格换成上下叠置的2段或3段。段与段之间用双细线隔开每段左方重复排项目栏。如表1。 

  对于横向项目较少,而竖向项目过多的表格,可以把表格切断后平行地排成2列或3列的形式。这时列与列之间用双细线隔开每列的栏目重复排项目栏。如表2 

  根据需要,有些表格可以由横向转换成竖向排列,有些竖向表格也可以转换成横向排列。如表3、表4。 

  总之,对表格进行编辑加工,使地方综合年鉴在内容、结构、表达形式上更趋完美,是提高地方综合年鉴整体编纂质量的一个重要环节

 

编校:刘云锋 闵洁 审核:张晶萍 排版:刘云锋

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