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第二节 资料类型
2021-04-16【打印】

  地方综合年鉴收录的资料,按照编纂者的加工程度分为一次文献、二次文献、三次文献。 

  一、一次文献 

  一次文献,又称原始文献,是指以工作经验、观察或者实际研究成果为依据而创作的具有一定发明创造和一定新见解的原始文献,如期刊论文、研究报告、专利说明书、会议论文、学位论文、技术标准等。一次文献具有以下特点:一是内容有独创性,是作者本人的工作经验、观察或者实际研究成果,该种文献内容具有先进性和新颖性,反映了有关领域最新的研究成果;二是文献内容叙述具体、详尽,可供研究;三是一次文献数量庞大,分散在各种期刊、媒体、会议论文集、图书、连续性出版物、特种文献之中,所以寻找困难。 

  (一)一次文献类型 

  一次文献是地方综合年鉴的有机组成部分,主要包括: 

  1.地方法规、政府规章和政府规范性文件 

  主要是由地方立法部门和行政机关依法制定和颁发,具有无可替代的权威性、强制性和普遍指导性,因而具有重要的检索意义。 

  2.党委、政府工作报告和公报文告 

  这类文献涉及面广,并代表党委、政府立场,具有普遍意义和权威性,而且和地方综合年鉴其他篇目的内容密切相关。地方综合年鉴中收录的这类文献主要有党委、政府工作报告,统计公报,环境公报,疫情公报,以及突发事件处理的通告等。党委、政府工作报告和公报文告,是了解年度重要情况的“钥匙”,具有长久存查价值,是地方综合年鉴不可缺少的重要资料。 

  3.重要理论文章 

  这类文献是在重要报刊上发表的、与当地经济社会密切相关的理论文章,或是地方综合年鉴编纂单位约请权威人士专门撰写的对当地经济社会发展的重要问题进行研究、探讨的理论文章。这类资料和当地经济社会密切相关,是了解当地、研究当地不可或缺的资料。 

  4.具有重要存查价值的学术论文和调研报告 

  这类文献往往代表人们在特定历史时期认识世界和改造世界所达到的水平,尤其是对于当地经济社会发展具有标志意义的理论成果,以及与人民生活密切相关的社会调查报告,往往具有较高的查检率。适当选收这样的文献,对于充实地方综合年鉴的内容、提高地方综合年鉴的学术品位、增强地方综合年鉴的可读性和检索性,都具有重要意义。 

  (二)一次文献辑录原则和方法 

  一般来说,应控制一次文献在地方综合年鉴中的篇幅比重。如果篇幅过重,将会减弱地方综合年鉴的信息含量。地方综合年鉴收录一次文献的原则和方法有: 

  1.坚持标准,注重质量 

  一次文献是没有经过编纂者编辑加工的原始文献,具有篇幅大而有效信息含量少的特点。因此,收录一次文献时要坚持标准,注重质量,不可不收,也不可多收。虽然一次文献权威经典、存查价值高,但在地方综合年鉴中也只能是附属的参考性资料。在有限的篇幅内,应选择最具权威性、最有代表性的一次文献资料。 

  2.连续收载,形成特色 

  地方综合年鉴的特色和风格主要表现在逐年积累地情资料。地方综合年鉴中一次文献的收录,要有地方特色,并且保持相对稳定性,便于读者检索使用。 

  二、二次文献 

  二次文献又称二级次文献或线索性资料,是对一次文献进行加工整理后的产物,即对无序的一次文献的外部特征(如题名、作者、出处等)进行著录,或将其内容压缩成简介、提要、文摘,并按照一定的学科或专业加以有序化而形成的文献形式,如目录、文摘杂志(包括简介式检索刊物)等。它们都可用作文献检索工具,能比较全面、系统地反映某个学科、专业或专题在一定时空范围内的文献线索,是积累、保存和检索文献资料的有效手段。 

  (一)二次文献类型 

  二次文献是地方综合年鉴的重要组成部分,是提升年鉴使用价值的有力支撑,主要包括: 

  1.文摘 

  即文献摘要,是对文章、书籍内容准确、扼要并不附加任何解释或评论的简略表述。文摘依其内容通常可以分为指示性文摘、报道性文摘、指示报道性文摘三种。指示性文摘是一种提要性质的文摘,主要通过概括、说明的方法揭示文献的主题和重要内容。报道性文摘是一种摘要报告性质的文摘,主要通过压缩、摘录的方法展示文献的主题及重要内容。指示报道性文摘是介于上述两种文摘之间的一种文摘形式,它既对文献的重要内容进行摘录,又对其他内容做简略介绍。文摘的共同特点是忠于原文、可读性强、篇幅短小。 

  2.目录和名录 

  目录和名录的特点是内容简明、信息单一、排列有序、检索方便。目录是将事物名目按照一定的次序编排而形成的一种文献报道和检索工具。其内容主要是提供相关文献的追踪线索,具体形式包括文献目录、产品目录和事实目录。文献目录有法规目录、图书目录、文章目录、专利目录、报刊目录、音像制品目录、档案目录、文物目录等。产品目录常见有工业品目录、农产品目录、零售商品目录、进出口商品目录、展品目录、科研成果目录等。事实目录常见的有资源目录、供求目录、行情目录、灾害事故目录等。 

  名录也是有序编排的一种文献线索,广义的目录其实可以涵盖名录。地方综合年鉴中常见的名录有人名录、领导机关名录、事业单位名录、工商企业名录、科研机构名录、学术团体名录等。 

  3.大事记与专项年表 

  大事记是地方综合年鉴中最为常见的二次文献形式。地方综合年鉴中的大事记可以分为年度性大事记和回溯性大事记。前者记述年度内大事要事,后者记述历年大事要事。前者一般每年记述,后者根据需要记述。例如,当一个世纪结束时,有些地方综合年鉴设置“百年大事”篇目,记述一个世纪以来发生的大事要事;有些地方综合年鉴在中华人民共和国成立60周年时,编纂“60年回眸”等。专项年表是大事记的一种补充形式,类似大事记的分类编年体,但其形式更加灵活,内容不拘一格。地方综合年鉴中专项年表的内容可以记事,也可以反映情况; 可以是开列式,也可以是图表式。纪事年表如工会活动年表、洪水灾害年表,依照分类编年体的要求,按时序逐项辑录;反映情况的年表如物价变动年表,以表格或示意图的形式,勾画物价波动曲线,反映物价变动情况。 

  4.解释性资料 

  即条目、文章涉及的某些独特资料、专门知识和新名词、新概念的说明解释,通常称这类解释性资料为“小资料”“链接资料”“背景资料”等,是地方综合年鉴正文内容的重要补充。例如,世界环境日、战略性新兴产业、4G、智能手机、中国建筑工程鲁班奖、全国五一劳动奖状、全国五一劳动奖章等,这类资料多为与正文内容密切相关的知识性资料,也有一些跨年度、跨领域的背景性、指南性资料。 

  5.统计表和统计示意图 

  统计表是用简练的文字、数据,对事物进行归类、概括、分析、比较的方式。地方综合年鉴中的统计表通常分为两类:一种是篇幅面积较大、数据内容综合性较强,集中收录统计资料的篇目;另一种因与条目正文密切相关,而且篇幅面积较小、表格数据内容较单一,分散插入各个篇目的相关部分,一般作为条目的附属资料记述,或者是作为附录部分的资料。统计表的显著特点是具有直观性和便览性。统计示意图是用少量的文字、数据、线条或几何图形概括说明事物发展变化的一种资料形式。统计示意图是统计表在形式上的升华,是统计数据的另一种表现手段。统计示意图的特点是有图形、有数据,比统计表更具直观性和便览性。 

  6.图片 

  图片能使地方综合年鉴内容形象化,并能对相关内容起到很好的补充作用,有利于扩大地方综合年鉴的信息量,提高可读性,具有珍贵的文献史料价值。图片在地方综合年鉴中并非补白的工具,而是重要的资料形式。其特点和作用是形象直观、题材广泛、资料性与可读性强。 

  7.索引 

  索引是快速查找文献内容的工具。《辞海》对索引的解释是:“将图书、报刊、资料中的各种事物名称(如字、词、人名、书名、刊名、篇名、内容主题名等)分别摘录,或加注释,记明出处页数,按字顺或分类排列,附在一书之后或单独编辑成册,称为索引。”[1]地方综合年鉴的主题索引一般附于全书之后,并以内容分析主题索引较为常见。地方综合年鉴的主题索引是在对全书或主体内容(概况和动态信息中各个篇目的条目、文章、图片、表格等)进行主题分析的基础上编制而成的,建有参见、互见系统,款目按字顺或音序排列,具有重组资料、整合信息、方便读者的作用。一些地方综合年鉴除编辑有内容分析主题索引之外,还编辑有内容分类索引,如彩图索引、表格索引、人名索引、广告索引等,为读者使用提供了便利。光盘版地方综合年鉴具有多种检索入口,提供了多种检索方法,如树型目录检索、关键词检索、任意词检索、图片检索、表格检索、人名检索、模糊检索、联想检索等等,读者使用更加方便。 

  (二)二次文献地位和作用 

  二次文献具有以下特点:一是具有高度浓缩性。二次文献是原始文献中的精华,直接对有关文章或书刊进行浓缩,信息量大。二是客观准确。二次文献准确地记述原始文献的重要内容,不加评论和解释,忠实于原始文献。三是完整独立。二次文献是在忠实于原始文献的基础上,把原始文献内容浓缩成一篇短文,具有独立使用价值。四是二次文献既具有报道性质,传递科技信息,又具有文献检索功能。 

  由于二次文献具有简约概括、内容直观、易检易读、篇幅小而信息量大等特点,因而成为地方综合年鉴广泛采用、不可或缺的资料形式。 

  1.分量较重,地位重要 

  在已经出版的地方综合年鉴中,据不完全统计,二次文献所占篇幅一般不少于30%,其中有的所占比重达到50%以上。特别是读图时代和大数据时代对地方综合年鉴的影响越来越明显。很多地方综合年鉴越来越重视图片和表格的运用,印刷技术的发展也为图片和表格的大量使用提供了有利条件。 

  2.信息密集,内容丰富 

  二次文献由于经过编辑加工,信息量更为密集,内容更为丰富,在同样的篇幅里能容纳更多的有效信息。地方综合年鉴中采用二次文献,既能充实内容,在有限的篇幅里提高信息含量,也可以通过二次文献提供的线索,使地方综合年鉴内容得到延伸。 

  3.积累资料,突出特色 

  二次文献具有篇幅小而信息含量大的特点,是地方综合年鉴积累资料的有效途径。同时,有计划、有重点地选收一些有地方特色的二次文献,通过逐年积累,经过若干年后,必能彰显地方综合年鉴的地方特色。 

  4.调节版式,美化版面 

  现代出版物大多十分注重版式的美学设计。尽管地方综合年鉴的版式设计以简朴、庄重、严谨和高密度、大容量为原则,但图文并茂和版式设计的现代化、风格化仍是年鉴编纂者的理想和追求。运用图片、表格来美化和活跃版面,实现图文并茂的效果,是年鉴编纂中不可忽视的编辑手段,是编纂出版高品质地方综合年鉴的重要环节。 

  5.提供线索,方便检索 

  许多二次文献本身就是检索工具,如目录和索引;有的是为方便读者检索而设计的统计表、统计示意图、大事记、专项年表、各项名录等,这些资料形式均具有化繁为简、方便检索的功能;有的二次文献只要稍做技术处理,就能为读者检索带来极大的方便。 

  (三)二次文献辑录原则和方法 

  二次文献在地方综合年鉴中占有举足轻重的地位。在辑录二次文献时要全盘考虑,将其纳入全书框架进行总体设计。 

  1.合理安排相关资料 

  要将二次文献作为提高年鉴服务现实功能、提高年鉴品质的重要环节来设计安排。既要统筹安排二次文献和其他文献的结构、比例,又要统筹安排二次文献多种资料形式的比例关系,使全书一、二、三次文献得到最优化的配置。合理配置各种文献的比例,既不能让一次文献淹没二次文献、三次文献,也不能让二次文献淹没一次文献、三次文献。 

  2.紧扣内容主题 

  二次文献的选题选材要充分体现地方综合年鉴的年度性、资料性和资料的连续可比性,选择和记述内容密切相关的表格、图片、解释性资料。数据表格资料要保持连续可比的特性。图片资料、解释性资料也要和内容紧密结合,成为正文内容的有力补充。 

  3.增加信息含量 

  二次文献作为地方综合年鉴的附属参考资料,其选题选材的时空范围比条目释文更加宽泛。从纵的方而看,二次文献可以采用历时性、背景性资料做纵向对比,或说明原因、交代背景;从横的方面看,二次文献可以运用外地的信息资料做横向对比、分析,说明本地的发展状况水平,为读者提供更多的相关信息,延伸地方综合年鉴内容。 

  三、三次文献 

  三次文献是指对一次文献、二次文献进行广泛深入的分析研究之后,综合概括而成的产物,人们常把这类文献称为“情报研究”的成果,包括综述、专题述评、学科年度总结、进展报告、数据手册、进展性出版物,以及文献指南。 

  (一)三次文献类型 

  三次文献是地方综合年鉴的中心内容,主要表现形式是条目。 

  1.综合性条目。综合反映一个地区、部门、行业、学科发展全貌,或综合反映经济社会生活中某个方面重要情况的信息资料。这类条目具有概括性、全面性和年度性的特点。 

  2.单一性条目。单独反映某一具体事物的信息资料,以年度内发生的重大事件、活动为主要记述内容。该类条目具有选题选材单一、记述内容具体的特点。 

  (二)三次文献辑录原则和重点 

  1.辑录原则 

  1)地区、部门或行业年度基本情况。年度内一个地区、部门、行业或某一方面发生的基本情况资料,包括基本指标数据、与上年度的比较、年度内的主要特点和存在的主要问题等。 

  2)大事要事。年度内发生的大事要事具有标志性的意义,具有重大社会价值和存查价值,是人们普遍关注、查检率较高的信息资料。包括地方党委和政府的工作重点、社会关注的焦点、人民群众街谈巷议的热点、新闻媒体报道的焦点,以及重大成就、重要进展、重要经验、重要人物、重要成果、重大奖励、重大事件等。 

  3)特事新事。年度内在本地域首次出现的新生事物和独具特色的其他重要信息,如新事物、新业绩、新经验、新典型、新成果、新发展、新特点、新观念、新举措、新政策、新动向、新趋势、新挑战、新困难和新问题等资料。 

  2.辑录重点 

  1)重点资料。抓住经济社会发展中的重点事物进行记述,对一般性的资料进行概括反映。在辑录资料时,要善于对事物进行纵横对比,以领导机关是否关注、媒体是否注重、读者是否关心等作为选取资料的依据。需要指出的是,重点事物不等于工作重心。工作重心只有一个,而重点事物可以是许多项。 

  2)热点资料。热点就是社会关注的热门话题。热点资料往往是年度经济社会发展特征的集中表现。通过辑录热点资料,可以突出地方综合年鉴的时代特色和年度特色,增强资料的价值,提升资料的利用效率。 

  3)特色资料。特色资料是最能突出地方、行业和部门持点的资料。要善于挖掘本地、本行业和本部门的与众不同之处,突出自己的地方特色、行业特点和部门特色。 

    

  注释: 

  [1]《海》,上海辞书出版社1989年版,第143 

 

编校:黄昭晖 审核:张晶萍 排版:刘云锋

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