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论志书编纂全面质量管理与建立质量保障机制(上)
http://www.difangzhi.cn2017-07-18 09:15:14来源:【打印本页】 浏览量

论志书编纂全面质量管理与建立质量保障机制

陈曼平

一、问题的提出

提高志书编纂质量事关地方志编纂工作的生命。1997年5月8日中国地方志指导小组二届三次会议讨论通过的《关于地方志编纂工作的规定》第十一条对志书质量作了规定并要求“从多方面采取措施,保证志书质量”。广西壮族自治区人民政府2000年66号文件对第二轮广西三级地方志书编纂质量提出总的要求(简称志书十条质量标准),广西每一次全区地方志工作会议、自治区领导讲话都要求要切实提高志书编纂质量。广西地方志编纂委员会办公室一直在致力于提高全区志书编纂质量,广西通志专志、市县志修志单位在志书编纂工作中也摸索出不少好的经验。但从实践上看,要全面达到规定的质量标准并非易事,往往或多或少存在不尽如人意之处。究其原因,主要受到多种因素制约:一是行为主体因素。有修志人员志德、专业水平、工作经验等参差不齐,也有上下对口编纂指导的个性差异与审查验收志稿的一统、集中之间的矛盾,还有基层修志人员与上级审查验收领导对志书质量标准把握的差别等。二是编纂活动流程程序不完善因素,基础环节质量保障机制缺失。例如:有的基层供稿单位对志书编纂质量要求未引起足够重视,提供基础资料时敷衍了事,有的单位对资料搜集工作不积极配合,有的志办人员对资料工作抓得不扎实:分工编写志稿阶段各撰稿人之间相互沟通交流不够,给总纂统稿增添了难度:编纂者与上级指导者、审验者之间也缺少沟通交流,编写存在的问题、编纂指导上的偏差等得不到及时纠正,到拿出评议稿或送审稿时,志稿既已成型,大局不可逆转,问题难以解决:审查验收制度不健全,审稿把关不够严。三是环境因素。有完成任务时间的限制,有领导人更迭的影响等,以至于到最后的审查验收志稿时不得不放松要求,降低标准,迁就通过。还有行业专业职责所限,在审、编、校、印四环节中,重审验志稿,轻编辑校对印刷,编校下功夫不够,印制监管不到位,因而导致水平偏次、质量偏差的问题:也有因经费困难,不得不选择资质较差的印刷厂,以致降低印刷质量要求的情况等等。种种问题,归结到一点,就是志书编纂质量保障机制不健全、不到位。因此,对志书编纂进行全面质量管理,建立质量保障机制,应作为事关志书编纂质量的关键问题提出来,笔者就此与同仁共同探讨。

二、对志书编纂全面质量管理的基本认识

(一)关于质量概念的内涵

质量概念是与时俱进的。“质量”最初仅用于指产品,在相当长的时期,人们普遍把质量理解为“符合性”,即产品符合规定要求,或者说符合设计要求的程度。当今质量概念已逐渐延伸到过程、体系和组织等各方面。国际标准化组织总结归纳质量定义是“反映实体满足明确和隐含需要的能力的特性之总和”。(龚益鸣:《质量管理学》,复旦大学出版社2000年版,第30页。)该定义中的“实体”,是指某种物质,或是物化体,也可以指某种事物或组织活动,“特性之总和”反映了系统论的观点,即当今人们应用质量概念是为了反映或评价某种物质、某种事物或组织活动符合规格、要求的程度和状态,其对象不仅是针对结果,也是针对过程或者过程和结果所组合成的体系。对质量概念内涵的认识不仅仅是在“结果”层面上进行,还应该从组织系统的层面上,对整个“实体”运行状态和结果进行认识。系统论告诉我们,“世界上任何一个事物,人们所关心的任何一个问题或对象都是一个综合体、一个系统。”(许激:《效率管理——现代管理论的统一》,转引自管理学论研究网。)系统论给我们研究地方志书编纂质量在方法论上的基本启示是:一是从整体性来把握事物。从整体上来说,任何事物或活动都有较为稳定的目标性,其运行有某种特定的明确目标,整个系统的一切运行和行为都为了实现这个目标。二是事物可以用系统控制的方法使其运行朝着预定希望的目标展开。三是可以从系统要素的相互作用来分析事物的内容及运行。把系统论理念所规范的质量概念运用到志书编纂,我们可以说,志书编纂是一项组织活动,是一个系统工程,其系统基本构成要素包括活动的主体(各级领导、编纂人员、审查验收人员、编校人员等),活动的客体(地情资料、志稿文本等),活动的环境因素(外部环境有社会环境及对地方志认识的意识形态等,内部环境有地方志办公室以及承担修志单位的设施、办公条件、经费状况等),志书编纂的运行包括系统要素相互作用的过程和结果。我们追求一定的编纂质量,就是为了对志书编纂活动的过程状态和结果进行有效控制。因此,对志书编纂质量的认识应该从组织系统的层面上,从宏观的角度,对整个编纂活动的运行状态和结果进行全面的考评,也就是说,要将着眼点从重在审验志稿这一考评结果的方式转为着眼于实施全面质量管理,抓质量不能只等着看结果,而是要从抓过程入手,过程质量和结果质量同样重要。

(二)关于志书编纂全面质量管理的质量标准

从系统运行的角度看,志书编纂全面质量管理的质量标准可归结为总体目的标准和进程状态质量标准两方面。

1.总体目的标准是指志书编纂活动所达到的总体效果。它是受地方志编纂活动这一系统运行的目的性和所处的环境制约的,可以说是一种外部标准。它有两个显著的特征:一是标准的外在性。即评价地方志编纂质量的优劣,不仅仅是由地方志系统本身来决定,而且还取决于地方志书编纂处在社会体系大环境中的地位、任务和总体目标实现的社会效果以及社会认可度。二是标准的复合性(多样性)。即地方志书编纂满足多方面需求,对社会政治、经济、文化的发展,对官方资政、民间实用都有着重要的作用,从而最终实现地方志书的多元化功能。

2.进程状态质量标准这是具有内在性特征的标准,是地方志系统的一种内部标准,即指地方志书编纂系统在其总体工作目标的指引下对编纂活动的具体运行呈现的状态和应达到的效果所作的要求。从全面质量管理的角度看,进程状态质量标准有3个层面:第一,志书编纂活动主体行为的质量标准。是指对编纂人员的一定要求和明确规定。在整个编纂工作中,编纂主体是关键的因素。为了编纂工作的有效完成,必须对编纂主体在编纂过程中各项职务、职责、资格、资历及个人素质、水平、行为准则等有一定的要求和明确的规定,既要把编纂人员视为保证质量而督促的对象,有一定的责任约束:又要把编纂人员当做有价值的资产,促使编纂人员的责任意识转换为一种积极自主创造优良编纂质量的状态,创造一定条件来发挥编纂人员的主观能动性、敬业心、使命感、荣誉感。第二,编纂过程的质量标准。是指编纂工作开展的程序、步骤,实现的手段和条件等方面的要求。因为地方志书编纂是一个系统工程,多年运作,众手成书,需要相关部门众多人员参与配合,并依靠一定的手段和条件才能完成。过程质量标准的确定,对编纂流程的不同阶段、每一个步骤、每一个环节有详细的操作程序,有明确的操作要求,形成一定的规程标准,可以促使编纂工作达到预期的效果。第三,编纂结果的质量标准。主要是指志书成书文本(含志稿)的质量规定。如中国地方志指导小组颁布的《关于地方志编纂工作的规定》第十一条规定:志书“力求观点鲜明正确,材料真实可靠,体例完备严谨,篇目结构合理,内容充实深刻,段落层次清楚,审校严格认真”。广西壮族自治区人民政府2000年66号文件对广西三级地方志书编纂质量提出了总的要求,即十条质量标准:“观点鲜明正确,资料真实可靠,体例完备严谨,篇目结构合理,内容充实深刻,时代特点、地方特色突出,行文准确朴实流畅,遵守国家保密和涉外规定,审查校对严格认真,装帧印刷符合出版要求。”这些都是对志书成书文本(含志稿)的质量规定,属于编纂结果的质量标准。

综上所述,对志书编纂全面质量管理就是引入当代质量管理学原理,运用系统论的观点,对志书编纂活动的运行过程和结果进行有效控制,抓过程,促结果。如果对志书编纂这一系统活动的过程不采取措施进行质量监控,而是到形成了成果才作鉴定,那么,很多不该出现的瑕疵就来不及消除。所以,实施志书编纂全面质量管理应引起足够的重视。

三、关于建立志书编纂质量保障机制的几个基本问题

建立志书编纂质量保障机制是实施志书编纂全面质量管理的具体措施。现就这一措施的几个基本问题作探讨:

(一)建立志书编纂质量保障机制的基本原理

志书编纂质量保障机制本质上是一种质量管理体系,其建立的理论依据可借鉴现代质量管理的基本原理。当今在国际上对质量进行管理的最基本的模式就是国际标准化组织所制定的管理体系(ISO9000,2000版),该体系提供一个管理系统方法,即“将相互关系的过程作为系统加以识别、理解和管理,有助于组织提高实现目标的有效性和效率”。(紫邦衡:《ISO9000质量管理体系》,机械工业出版社2002年版,第6页。)依据这一基本方法,现代企业对产品质量的监控不仅仅在成品检验上,而是深入生产过程中,对整个生产流程的每个环节严格按照操作程序执行控制。地方志书编纂不同于企业生产,但在通过有组织的系统活动来出成品这一点上是有相同之处的。我们可以借鉴现代企业质量管理体系(ISO9000)的基本原理,来构建地方志书编纂的质量保障体系,根据志书编纂工作的基本规律,这套质量保障机制对志书编纂运行过程中的主体要素、客体要素、环境要素,过程状态各环节,质量标准要素等进行统筹监管,通过从过程到结果的质量监管和质量改进来实现结果(阶段性结果的资料长编、志稿,最终结果的志书文本)的质量目标。这就需要我们转变观念,创新思维,跳出重在审查验收志稿的单一质量管理模式,加大编纂过程监管的力度,对编纂运作情况不断进行指导、检查、科学评估并及时反馈,实现收集整理资料、撰写志稿、总纂统稿、审查验收、编辑加工、排版校对等志书编纂各环节能够有效衔接、配合,交融互动,构成编纂要素结构合理、工作程序齐备、监管有效的志书编纂质量保障体系,使志书编纂质量不断得到提高,志书成书文本质量水到渠成地达到质量标准。

(二)建立志书编纂质量保障机制的基本原则

依据全面质量管理的基本原理,并结合志书编纂实际,志书编纂质量保障机制的建立应遵循以下几个基本原则:

1.总体性与阶段性相结合的原则志书编纂质量保障机制的建立,应围绕地方志编纂工作的总体目标,对总体目标细化,形成志书编纂过程中不同阶段、不同行为主体、客体的分项质量标准,必须依靠职责明确的各部门、各责任人和相互联系的编纂环节的工作来构成一个互相依存、相辅相成的关系,互动促进,共同作用,形成合力,达到总体目标的最终实现。

2.过程性与结果性相结合的原则志书编纂质量不仅体现在编纂最终结果(成书文本)上,而且也体现在整个编纂过程中。志书编纂质量保障机制不仅应对编纂结果进行审验评估式的管理,而且质量管理应贯穿于编纂全部环节,对编纂全过程实施跟踪监管,既注重“事后”保障,也注重“事中”保障。

3.实体性与程序性相结合的原则志书编纂质量保障机制的建立首先应该是对行为主体实行规范管理,而后以行为主体这一实体的规范来规范编纂行为。同时,从本质上来说,志书质量保障机制是一种程序性制度设计,要对编纂工作进行规范性的监督制约,编纂工作流程中有整体运作程序,又有部门内部的操作规程,还有上下左右部门间的协作与监督程序。

4.规范性与操作性相结合的原则对编纂单位及其上下属机构的职责权限、工作程序、阶段性环节的质量监管标准的确定等,既要有规范性又要有操作性,以利于编纂人员规范编纂行为,利于上级机构准确、客观的管理评估。

5.创新性和现实性相结合的原则志书编纂质量保障体系的建立是借鉴现代全面质量管理的理念和方法,从系统控制的角度来构建的,它突破了以往对志书编纂质量的认识和质量管理模式上的局限性,是有一定创新意义的。但这种创新要立足现实,考虑移植的适应性。如“ISO9000,2000版”管理体系标准固然有其先进性,但这一标准模式具体是针对产品、服务、消费者的,我们志书编纂工作在借鉴上要根据志书编纂活动的特点、地方志机构的现实条件及承受能力,不能盲目地照搬,应汲取精髓而消化运用,在立足现实基础上有所创新。

(三)建立志书编纂质量保障机制达到的基本功能

建立志书编纂质量保障机制应达到以下几方面功能:一是规范功能。质量保障机制对志书编纂流程全面质量管理使编纂工作规范化,避免随意性和盲目性。二是自律功能。使编纂单位和编纂人员明确该为与不该为,将责任意识由观念转变为自律行为。三是指引功能。解决该如何为的问题,指导向编纂质量具体标准努力,对整个编纂状态和结果起到导引的作用。四是反馈功能。通过质量保障机制,利于对志书编纂质量进行阶段性分析,利于及时指导,以便把握预期编纂活动质量,向最终质量目标方向运行。五是矫正功能。志书编纂质量保障机制,通过对编纂活动可追溯性的监督,查找问题,及时纠错,在编纂过程中逐步消除质量隐患。尤其是高层领导可抽查、监督,如果中层分管联系人对基层编写单位的编纂指导工作有偏差,不符合总体质量目标要求,或编纂中存在具体疑难问题,就可及时纠偏、解决,避免造成难以逆转的质量问题。六是预警功能。通过质量保障机制,进行全面质量管理,及时掌握编纂进度、质量动态等情况,就某些可能造成的严重质量问题向有关单位、人员发出警示,或向全局通报,以避免类似问题的发生。七是奖惩功能。在对编纂质量进行客观、公正、准确评估基础上运作奖惩机制,通过奖优罚劣,对编纂主体进行约束和督促。

(待续)

(本文原载《中国地方志》2006年第4期)

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